HENKILÖTIETOREKISTERI
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi Jyväskylän Eläkkeensaajat ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Nimi: Jyväskylän Eläkkeensaajat ry Verkkosivut: www.jyvaskyla.elakkeensaajat.fi Osoite: Kyllikinkatu 1, 40100 Jyväskylä Puh. 044 502 0819 Sähköposti: ailaan1951@gmail.com
2.2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Aila Anttonen, jäsensihteeri Osoite: Ritarintie 8, 40930 Kinkomaa Puh. 044 502 0819 Sähköposti: ailaan1951@gmail.com
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietojen keräämisen tarkoitus on jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja jäsenlaskutusta varten. Tietoja tarvitaan myös yhdistyksen kurssi- ka kerhotapahtumien sekä muiden tapahtumien järjestämiseen. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilö- ja yhteystiedot sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi; • Rekisteröidyn syntymäaika (pp,kk.vvvv); • Rekisteröidyn henkilötunnus, sikäli kun hänelle maksetaan palkkaa tai palkkiota; • Rekisteröidyn lähiosoite ja kotipaikka; • Rekisteröidyn sähköpostiosoite; • Rekisteröidyn puhelinnumero; • Rekisteröidyn tehtävät yhdistyksessä; • Rekisteröidyn jäsennumero; • Rekisteröidyn jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohta; • Rekisteröidyn jäsenmaksutiedot; • Rekisteröidyn opiskeluprofiili, jota tietoa Opetusministeriö edellyttää vähintään kuusi (6) tuntia kestäviltä kursseilta. • Rekisreröidyn tietoja harrastuksista kerho- ja kurssitoimintaa varten; • Erityisruokavalio ym. erityistarpeet (tapahtumailmoittautumiset, koulutukset yms.).
5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU- alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tieto jäsenyydestä osoitetietoineen ilmoitetaan Eläkkeensaajien Keskusliitto EKL ry:lle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Jyväskylän Eläkkeensaajat ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai niin kuin on tarpeen rekisteröinnin jälkeen. Maksullisten tapahtumien jälkeen laskutustiedot jäävät kirjanpitoon kirjanpitolain mukaiseksi ajaksi. Rekisteröinnin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; • vaatia henkilötietojensa poistamista; • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu; • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen ailaan1951@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Jyväskylän Eläkkeensaajat ry Aila Anttonen Ritarintie 8, 40930 Kinkomaa
12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2024